Passo a passo para colocar as coisas em dia através da GTD

GTD - Getting Things Done é um método de eficiência pessoal criado por David Allen.

A linha mestre do GTD é tirar tudo que está gerando ruído na nossa cabeça e registrar em listas. Assim a cabeça fica mais tranquila e nos concentramos na execução das tarefas importantes.

Fiz uma passo a passo de como como colocar as pendências em dia através do GTD a partir de uma reportagem que eu li em uma revista.

1º Identifique e capture as ideias, projetos e objetivos que são significativos para você. Junte tudo em uma grade lista;

2º A partir da lista pronta, seja bem específico e objetivo para classsificar cada item criteriosamente de acordo com as perguntas abaixo:
- Qual o significado?
- Precisa de atenção imediata?
- Quais são os resultados esperados?
- Quais são os próximos passos para realização?
- Qual e a priorização? 1, 2, 3?

Dica: crie listas separadas que tenham significado para você, por exemplo: trabalho, família, amigos, lazer, etc... e faça uma relação com o que está atrasado, urgente, em prioridade, para a semana, etc... O importante é separar de acordo com um significado para VOCÊ!

3º Organize o resultado da lista de uma forma que torne fácil localizar as informações.
Recomendo a ferramenta http://www.simplegtd.com
Pode utilizar planilha, outlook, caderno, etc... tem que só ser fácil de localizar

4º Revisar e refletir sobre o resultado da lista


Eu achei importante elencar algumas premissas para que o GTD realmente seja eficiente:
1. É preciso aceitar o fato que executamos 1 coisa de cada vez;
2. Sentir-se bem sabendo que o que está fazendo é o melhor no momento e não ficar pensando em todas as pendências porque não sabemos qual é a mais importante;
3. A pior decisão é não decidir! Ficar com medo de errar é pior do que não agir. Quanto mais cedo decidir começar a organizar, melhor será o resultado;
4. Quando mais claro é o seu objetivo de vida, mais fácil será priorizar as atividades e ações.

Algumas dicas para auxiliar no processo de priorização das atividades:
1. Comece pelos projetos que você está comprometido;
2. Depois pelos objetivos de vida a curto prazo (2 ou 3 ano);
3. Pela sua visão de mundo e seus valores essenciais.

Era isto, agora vou organizar as minhas listas e colocar tudo em dia para ficar tranquilo....

7 coisas que pessoas altamente produtivas fazem

Fonte: http://www.inc.com/ilya-pozin/7-things-highly-productive-people-do.html

Muito interessante este artigo, bem prático e objetivo, vai em encontro com o que estou tentando fazer nos últimos dias e vou dizer: não é fácil!!!

Nós adoramos distrações!!! Na verdade, como macacos, você recebe uma dose de dopamina cada vez que é distraído. Porque você verifica tantas vezes o e-mail? Porque fica de olho no Facebook o tempo todo?

Quer ser mais produtivo e obter o seu foco de volta? Não há nenhum truque secreto nisto... fazer uma coisa de cada vez. Como o IPAD que abre um aplicativo de cada vez ao contrário do Windows que abre várias janelas! Precisamos parar de ser multi-tarefa, pois é a principal forma de distração. No final do dia temos aquela sensação de ter feito um monte de coisas e não ter feito nada ao mesmo tempo. Quem nunca ficou com esta sensação?

Como disse o autor: "É mais fácil dizer do que fazer, eu sei".

O autor do artigo pediu ajuda para um mestre em gerenciamento de projetos que gerenciou pessoas em projetos em empresas como: Toyota, Honda e Disney. Ele é especialista em manter as pessoas trabalhando em atividades e mantendo o foco, segue abaixo algumas dicas adaptadas por mim:

1. Trabalhar com datas de marcos intermediárias - Criar datas de marco - datas de fechamento de ciclo importantes antes de concluir a atividade ou projeto principal. É a decomposição do trabalho em pedaços menores que tenham tarefas específicas e possam ser finalizadas rapidamente, são o que chamamos de pequenas vitórias - quick wins;

2. Para ser ser multi-tarefa! Quando ficamos mundando de tarefas nosso QI cai a uma média de 10 pontos. 15 para os homens e 5 para as mulheres, esta constatação era óbvia que as mulheres lidam melhor com a multi-tarefa que nós homens;

3. Eliminar as distrações! Tranque a porta, coloque um papel para não te interromperem, desligue o telefone, não acesse o e-mail, se desconecte da internet! Procure uma zona de calma para executar a sua tarefa do início ao fim sem interrupções;

4. Leia o e-mail de duas a três vezes ao dia. Ver o e-mail constantemente gera ruídos e mata a nossa produtividade;

5. E-mail não é para conversar! Utilize o telefone para conversar e resolver os problemas, não responda mais de duas vezes ao um e-mail;

6. Não aceite alterações na sua agenda! Não deixe que e-mail urgentes ou problemas inesperados quebrem com o seu planejamento do dia. É claro que é importante ser flexível, porém tente manter o plano de voo;

7. Pausa para glicose e hidratação! Depois de acordar beba água para se hidratar, depois se alimente e defina as metas e prioridades para o resto do seu dia. Trabalhe de 60 a 90 minutos. Seu cérebro usa a glicose até mais do que qualquer outra atividade corporal. Normalmente você terá gasto a maior parte dela depois de 60-90 minutos. É por isso que você se sente tão esgotado após longas reuniões. Então, faça uma pausa de 60 a 90 minutos: Levanta, dá uma arejada na cabeça, uma caminhada, um lanche, ou saia do ambiente de trabalho para recarregar as energias.